Tengo una empresa dedicada a la fabricación de pantalones. ¿Me conviene subcontratar el servicio de limpieza en lugar de tener a la gente en la nómina y que la contabilidad me la lleven también fuera? ¿Me conviene que el transporte también se subcontrate y quitarme el riesgo de que asalten a mis choferes y se roben mis camiones?

Las preguntas en este sentido son cada vez más frecuentes. La idea de subcontratar o tercerizar servicios no prioritarios es una tendencia que ha crecido en los últimos años. Durante décadas las empresas tendían a concentrar todas las operaciones, pero poco a poco han migrado al controlar sólo las funciones sustantivas o la razón de ser del negocio.

Para un restaurante, por ejemplo, la contabilidad no es su razón de ser, no es un negocio dedicado a proporcionar información financiera y que por tanto sería factible o al menos lógico que pensara en concentrarse en la razón de ser del negocio y subcontratara los servicios de administración y manejo contable.

Hoy por hoy la tendencia tiende a concentrarse en la razón de ser y subcontratar los servicios periféricos al proceso principal. Esto puede ayudar a las empresas:

  • A reducir o controlar el gasto de operación.
  • Disminuir la necesidad de tener que incluir capital en funciones que no tienen que ver con la razón de ser de la compañía. En el ejemplo de subcontratar el transporte en la fábrica de pantalones, la decisión ayuda al empresario a no desviar recursos en activos no prioritarios. En lugar de comprar un camión nuevo, compras nueva maquinaria que aporte a la razón de ser del negocio ya que el servicio de transporte se subcontrata a una empresa especializada.
  • Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control.
  • Permite acceder a tecnologías o servicios de clase mundial. Puedo manejar mis servicios de mensajería a través de la propia valija de la empresa pero seguramente no podré tener acceso a los puntos más lejanos como Federal Express puede hacerlo.
  • Ayuda a transferir los riesgos. En mi empresa puedo tener al personal de mantenimiento también como responsable de los extintores, de su supervisión además de los simulacros; pero el contar con una empresa dedicada a ello, actualizada y preparada continuamente, me ayuda a transferir el riesgo sobre la seguridad de la empresa.
  • Puede reducir el tiempo de acceso al mercado o time to market. En pocas palabras, el tiempo en que tardas en llegar al mercado. Zara la tienda de ropa, tiene un time to market muy corto, desde que identifica la necesidad de una nueva prenda de moda hasta que está en los aparadores. Zara subcontrata los servicios que no van enfocados a su negocio principal y logra con ello que su tiempo de incorporación al mercado se vea reducido.

Desde el punto de vista estratégico el adelgazar la organización y delegar las funciones no prioritarias permite a los ejecutivos enfocarse mejor en el negocio poniendo los cinco sentidos en lo prioritario.

Seguramente si analizamos en números fríos cuánto pagamos por el servicio de limpieza de la empresa incluyendo prestaciones, uniformes, materiales y demás, versus la subcontratación del mismo a una empresa especializada, la diferencia en el costo no sea significativa e incluso llegue a ser mayor. La cuestión tendría que analizarse desde la perspectiva de la oportunidad. Qué tanto valor agregado puedo generar por unidad de tiempo dedicado a mi negocio en lugar de destinar tiempo a administrar un proceso complementario como es la limpieza.

Cuando una conocida empresa cervecera hizo su análisis hace ya varios años sobre las actividades y procesos que aportaban a la razón de ser, decidió deshacerse de algunos procesos no prioritarios, sin embargo, controla todavía la fabricación de botellas, tapas y refrigeradores, por ejemplo, porque son estratégicos para el desplazamiento del producto.

¿Qué desventajas puede tener? Pues que al delegar las actividades a un proveedor dejemos de estar interesados en el desarrollo y avance que puedan tener las mismas, que el proveedor se estanque y el servicio que recibamos no crezca a la velocidad que requiera la empresa.

Que el proveedor atienda también competidores o que la información sensible de nuestra empresa pueda fugarse “por arte de magia”. Que cuando el proveedor seleccionado deba ser reemplazado existe un costo importante por la “transferencia” a un nuevo proveedor – seleccionar otro, negociar, superar la curva de aprendizaje.

Y por último, pero no menos importante, incrementa el nivel de dependencia de la organización, que si bien es cierto no es en funciones sustantivas, sí puede detener o complicar la operación del negocio.

Las organizaciones no necesitamos deshacernos de lo que sobra y subcontratar, debemos reflexionar sobre la posibilidad de dedicarnos a lo que aporta valor a la razón de ser para el negocio y analizar la viabilidad técnica y económica de subcontratar aquellos procesos que no son sustantivos para el negocio. La valoración y la decisión será de cada uno de ustedes.

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